PinkRoccade GGZ en GGz Breburg werken in co-creatie aan slimme brieven

“Het is belangrijk dat er een oplossing komt waar we allemaal blij mee zijn!”

We hebben het bij PinkRoccade GGZ vaak over co-creatie en koploperschap. Maar hoe werkt dat in de praktijk? En hoe ervaren onze opdrachtgevers in de GGZ deze werkwijze? We vroegen het Petra Colenbrander (Teamcoördinator ICT Zorgapplicaties) en haar collega Saskia van Kollenburg (Senior Functioneel Applicatiebeheerder) van GGz Breburg. Met hen werken we in co-creatie aan een oplossing voor ‘slimme’ correspondentie binnen ons elektronisch cliëntendossier mQ – Behandelaar.

Koploperschap betekent feitelijk: we ontwikkelen nieuwe functionaliteiten samen met een opdrachtgever en hun professionals die er dagelijks mee bezig zijn. Dat zijn bijvoorbeeld behandelaren, maar ook functioneel beheerders, mensen van de zorgadministratie, de afdeling ICT, afhankelijk van de functionaliteit. Dat vraagt natuurlijk ieders tijd. Waarom doe je dan toch graag mee? Petra: “Het is heel belangrijk dat behandelaren en andere mensen uit de praktijk gehoord worden. Wij willen applicaties die doen wat mensen nodig hebben, gebruikersvriendelijk zijn en intuïtief. Daarom willen we graag meedenken aan de voorkant.”

Oorsprong project

Het ‘slimme brievenproject’ ontstond in eerste instantie binnen de muren van PinkRoccade GGZ, vertelt collega Marc Boone (Product Owner). “Wij willen graag dat iedereen overstapt op onze webapplicatie mQ – Behandelaar. Maar dan is het niet handig als behandelaren telkens moeten (of willen) switchen naar een andere applicatie om een brief te schrijven. Daarvoor heb je ook een extern tekstverwerkingsprogramma nodig en dat levert dan weer problemen op als iemand bijvoorbeeld buiten Citrix werkt. Saskia vult aan: “Wij zaten al in een koploperproject met Pink en daar kwam hetzelfde issue op tafel. Dus toen hebben we gezegd: we doen mee.”

Samen brainstormen over wensen

Saskia vervolgt: “Ons doel is om het gebruikers zo gemakkelijk mogelijk te maken. Dus zoveel mogelijk informatie in brieven automatisch laten genereren. Daarom noemen we het ‘slimme’ brieven. We hebben met elkaar gebrainstormd over wat we zouden willen. Kun je bijvoorbeeld de aanspreekvorm ‘je’ of ‘u’ automatisch laten invullen op basis van geboortedatum? En welke andere velden uit het dossier kun je gebruiken om automatisch brieven aan te passen? Denk aan geslacht, woonplaats, of het zorgcluster waarbinnen de behandeling plaatsvindt. We praten ook over wat handig werkt: invulvelden of een dropdown-menu?”

Snel feedback

Toen alle ideeën op tafel lagen, zijn we er bij Pink mee aan de slag gegaan. Het proces verloopt sindsdien via wekelijkse meetings en scrumsessies waarin we telkens in korte iteraties of sprints de voortgang bespreken en nieuwe functionaliteiten presenteren. Swen Nijboer is een van de ontwikkelaars van Pink die dat doen. “We maken voor iedere sprint bijvoorbeeld mock-ups en geven demo’s. En we vragen: wat vind je ervan? Petra en Saskia hebben het ook mogelijk gemaakt dat we bij secretariaten en andere gebruikers kunnen meekijken. Binnenkort gaan we gebruikers laten testen. Het mooie is dat we op deze manier heel snel feedback krijgen op onze ideeën. Daardoor kunnen we beter bijsturen en uiteindelijk levert dat een nog beter product op voor de gebruikers.” Petra is het daarmee eens: “Het sluit beter aan op onze behoeften en wensen. En het is ook fijn dat we aan de voorkant van het proces onze kennis kunnen inbrengen. Bijvoorbeeld over wat binnen onze beleidsregels wel of niet mag.”

Veel aandacht voor interface beheerders

De slimme brieven zijn bedoeld voor gebruikers, maar het zwaartepunt van dit project ligt eigenlijk op de beheerskant. Marc: “De sjablonen die uit het systeem komen zijn voor behandelaren en secretariaten heel eenvoudig. De informatie wordt zoveel mogelijk automatisch ingevuld. Maar aan de achterkant is de functionaliteit heel complex. Daarom besteden we ook veel aandacht aan het interface voor de beheerders. Om dat te testen, komen we binnenkort met een nieuwe preview-omgeving. Daarin kun je bijna in real-time nieuwe oplossingen en functionaliteiten testen. Iedere dag komt er dan een werkende update om als het ware mee te spelen.”

Open en eerlijk

Koploperschap betekent niet dat deze oplossing alleen voor GGz Breburg wordt ontwikkeld. “Voor ons is het natuurlijk belangrijk dat een innovatie ook toepasbaar is bij andere opdrachtgevers”, zegt Marc. In de voorgaande sessies hebben daarom meerdere opdrachtgevers al mee kunnen kijken. Petra zegt: “Dat vinden wij prima. Wij hebben vaak heel duidelijke wensen, maar dat betekent niet dat de oplossing per se moet zijn zoals wij die bedacht hebben. Misschien heeft iemand anders wel een beter oplossing. En soms is ‘nee’ ook een antwoord. In een proces als dit moet je eerlijk en open met elkaar communiceren. Wat voor ons telt is dat het eindproduct goed is voor ons allemaal in de GGZ.”

Minimaal een 8+

Wat is dan een goed eindproduct? Marc: “We hebben samen met GGz Breburg de scope bepaald voor wat we het ‘minimum viable product’ noemen. Zeg maar de basisversie. In dit geval hebben we de standaard brievenset van de Mentale Gezondheidscentra als uitgangspunt genomen. Op basis van de feedback van gebruikers bepalen we dan wat er nog nodig is om minimaal een 8+ te scoren bij hen. Dat wordt het meetpunt. Qua planning proberen we zoveel mogelijk aan te sluiten bij de geplande releases. Saskia besluit: “Wij willen er nu natuurlijk al zoveel mogelijk in hebben, maar we snappen ook wel dat niet alles mogelijk is of tegelijk te realiseren is. Uiteindelijk is het belangrijk dat er een oplossing komt waar we er allebei blij mee zijn!”

Wil je meer weten over dit koploperschap? Maak contact met Marc Boone of Swen Nijboer.