Meer dan 5.000 ambulante behandelaren van Parnassia Groep over naar mQ – Behandelaar

Wat een mijlpaal: alle ambulante behandelaren van Parnassia Groep zijn sinds 17 juni officieel over naar ons elektronisch cliëntendossier mQ – Behandelaar! Tijd voor een feestje, en dat hebben we gevierd met iedereen die bij deze megaklus betrokken was. “Het was soms schakelen op heel veel fronten tegelijk maar we zijn ongelofelijk trots op hoe soepel de adoptie uiteindelijk is gegaan,” zegt Götz Pfauder, projectleider bij Parnassia Groep.

Götz leidde het project samen met onze eigen Harmien Dam, projectleider bij PinkRoccade GGZ. Twee jaar lang werkten ze intensief samen aan de overstap van vier verschillende zorgbedrijven van Parnassia Groep naar het nieuwe ECD, samen met in totaal iets meer dan 100 wederzijdse collega’s in projectgroepen, de stuurgroep en speciale adoptieteams. Daarover verderop meer. Het aantal betrokkenen zegt wel iets over de complexiteit, vindt Harmien. “Ieder zorgbedrijf heeft toch zo zijn eigen manier van communiceren, afspraken en bevoegdheden.”

Overstap in drie fases

De implementatie verliep in drie fasen, vertelt Götz. “Eerst konden behandelaren vrijblijvend kennismaken met mQ – Behandelaar. Daarna volgde de zogenaamde overstapservice, waarbij gebruikers standaard opstarten in mQ – Behandelaar, maar op ieder moment kunnen terugschakelen naar de oude situatie.” Volgens Harmien is die tussenfase cruciaal: “Mensen kregen de tijd om te wennen. Tegelijk vroegen we hen om gerichte feedback die we snel konden oppakken. In de laatste fase hebben we mijnQuarant, het oude ECD, uitgezet en werd het nieuwe systeem officieel in gebruik genomen.”

Strak proces

Harmien: “We kozen voor een dakpansgewijze aanpak: zorgbedrijf voor zorgbedrijf, met in ieder bedrijf kopgroepen en ruimte om gaandeweg te leren en bij te sturen. De kopgroepen waren belangrijk, want zij waren het die telkens met bevindingen kwamen op basis waarvan mQ – Behandelaar kon groeien.” Götz vertelt dat Harmien en hij hiervoor een strak proces hebben ingericht: “Elke maandag beoordeelde een werkgroep alle meldingen, waarna de stuurgroep prioriteerde en beslissingen nam. Die structuur gaf houvast, ook toen we door performance-problemen een paar keer moesten bijsturen. Juist in zo’n groot project helpt het als je weet wie wanneer en waarover beslist.”

Adoptie en ondersteuning

Minimaal zo belangrijk was de aandacht voor adoptie en ondersteuning op de vloer, stelt Götz: “We hebben demo’s gegeven, filmpjes gemaakt, een e-learning gebouwd, er was een online chatlijn via Teams én de medewerkers van PinkRoccade waren op locatie: voor iedereen herkenbaar in roze ‘Kan ik u helpen?’ T-shirts. Ze wachtten niet af maar gingen actief de gang op en spraken mensen aan wat heel goed heeft gewerkt.” Maar als je Götz en Harmien vraagt naar de grootste succesfactor, dan zeggen ze allebei: de adoptieteams.

Wat zijn adoptieteams?

Harmien legt uit: “Dat zijn gemengde groepen van behandelaren, teamleiders en medewerkers bedrijfsvoering. Ieder zorgbedrijf had zo’n groep. Zij waren onze voelsprieten en boodschappers in de organisatie. Ze haalden signalen op van de werkvloer en hielpen ons heel gericht te verbeteren.” Het was voor Parnassia Groep en PinkRoccade GGZ allebei de eerste keer dat we met zulke teams werkten, maar volgens Götz zeker niet de laatste keer: “Dit was zo succesvol dat we bij Parnassia Groep hebben geadviseerd om er ook na het project mee door te gaan.” De overstap naar mQ – Behandelaar is namelijk onderdeel van het bredere programma Digitale Ondersteuning van de Zorgprofessional  (DOZ), waarin Parnassia Groep werkt aan toekomstbestendige digitale zorg. De programmastuurgroep bestaat uit een mix van bestuurders en directeuren uit de zorgbedrijven en ondersteunende diensten. Het werkte heel fijn dat we bij complexe besluiten konden terugvallen op de beide voorzitters Laura van Goor (Bestuurder Antes) en Eline Nap (CMIO).

Een geoliede machine

Voor Götz was de samenwerking ook een belangrijke factor in het succes: “In het begin moesten we aan beide kanten nog even zoeken naar onze rol maar toen we elkaar eenmaal wisten te vinden en vertrouwen, werd het een geoliede machine.”

De lessen uit dit traject worden momenteel gebundeld in een eindrapport. “Wat ons betreft is één les helder,” besluiten Harmien en Götz eensgezind: “Verandering begint niet met techniek, maar met mensen. Je moet je bij iedere stap afvragen wat het betekent voor eindgebruikers.”

Regelmatige afstemming met projectgroepen, de adoptieteams en stuurgroep, een gedegen voorbereiding en samen naar oplossingen toewerken had de vrijwel geruisloze overstap naar het volledig werken in mQ – Behandelaar als resultaat.

Tot slot

Nu is het moment om van het succes te genieten en we hebben het groots gevierd samen met de mensen die het mogelijk hebben gemaakt. Tijdens de barbecue ging de blik alweer voorzichtig vooruit. Het komend half jaar richt het programma DOZ zich samen met PinkRoccade GGZ op het verbeteren van mQ – Behandelaar en het implementeren van het Crisisdienst Platform voor de drie crisisdiensten van Parnassia Groep. Tegelijkertijd wordt de basisfunctionaliteit van het zorgteam geïmplementeerd en wordt gezamenlijk de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (WvGGZ) verder ontwikkeld.