Design thinking Crisisdienst Platform

PinkRoccade GGZ en Arkin werken volgens de design thinking-methode aan een nieuwe manier van werken, speciaal voor de crisisdienst. Dit is het eerste artikel in een serie over dat proces en uiteindelijk: de uitkomst ervan.

“We maken de kaders met elkaar. Ik zou het toejuichen als het altijd zo zou gaan.”

Een primeur voor PinkRoccade GGZ, Arkin, Parnassia en inGeest! Samen ontwikkelen we een nieuwe werkplek , genaamd het Crisisdienst Platform, speciaal voor de acute zorg. Nu is co-creatie voor ons allebei bekend terrein, maar we deden het nog niet eerder volgens het principe van design thinking. In een sprint van vijf dagen van nul naar een concrete oplossing, in de vorm van een prototype. We laten ons begeleiden door een specialist in Design Thinking: Gerard van der Molen van Endring. De eerste twee dagen hebben we intussen achter de rug en die stonden helemaal in het teken van probleemstelling. Welke inzichten hebben we tot nu toe opgedaan?

Even terug naar het begin: waarom deze aanpak? Maarten Muileman is Manager Research and Development bij PinkRoccade GGZ: “De crisisdienst is geen gemiddelde werkplek in de GGZ. De dienst levert 24/7 acute zorg voor iedereen in crisis. In die regiofunctie zijn er samenwerkingen tussen allerlei ketenpartners die allemaal hun eigen dossiers hebben. Dat geeft extra complexiteit. Vanuit de crisisdienst in Amsterdam kregen we ook al signalen dat hier veel te winnen is. Daarom hebben we gedacht: we kunnen pas een oplossing bedenken als we eerst het probleem helemaal doorgronden met alle betrokkenen. Design thinking leek ons daarvoor geschikt. En gelukkig sloegen meerdere GGZ-organisaties erop aan, waaronder Parnassia, InGeest en Arkin.”

Gaten in bestaande systemen

Nuran Varisli is Manager Bedrijfsvoering Spoedeisende Psychiatrie bij Arkin. “Samenwerking met andere GGZ-instellingen is voor ons niet nieuw. Wij zaten ook al met InGeest aan tafel om dit issue te bespreken. We zien grote gaten in en tussen de bestaande systemen, informatie is niet gekoppeld. Denk aan bijvoorbeeld aanmeldinformatie, cliëntgegevens en de planning. We werken in meerdere dossiers, waaronder het crisisdossier en iedere organisatie een eigen ECD. Simpel gezegd: we raken informatie kwijt, het kost tijd en dat gaat ten koste van de cliënten. Dus zijn wij op zoek naar een oplossing waarin alles gekoppeld wordt. Misschien maakt dat al die andere systemen dan wel overbodig.”

Eyeopener

Voor Informatiearchitect Paul Mazairac van Arkin waren de eerste twee sessiedagen in zekere zin een eyeopener. “Het proces is heel dynamisch en we hebben veel informatie uitgewisseld. Je komt op deze manier snel tot gezamenlijke denkrichtingen. En het is grappig om te zien: je werkt veel in groepjes. Dezelfde vraag, maar veel verschillende uitkomsten. En uiteindelijk vullen die elkaar dan toch weer goed aan. Voor mij is wel de vraag of we echt alles besproken hebben. Zijn er nog losse eindjes?”

Noot van Gerard: “Daarom zijn de volgende stappen nog gepland: prototype en testen. Design thinking is een herhalend proces. In de verschillende stappen borgen we dat er geen input ontbreekt of aannames ongemoeid blijven. Als groep kom je steeds dichter bij de beste oplossing.”

‘Doordrillen’ op het probleem

Het idee van deze aanpak is dat je met elkaar heel goed nadenkt over het probleem: welke behoeftes en processen zijn er in de acute zorg? Waar loopt het mis? Omdat je in het begin zo ‘doordrilt’ is de kans dat je iets mist kleiner. Dat denkt ook Monique Bijkerk. Zij is Ambulant Verpleegkundige Spoedeisende Psychiatrie bij Arkin. “Ik denk dat we tot de kern zijn gekomen. Het is goed om niet gelijk in oplossingen te denken zoals we in de zorg vaak doen. Er hangt alleen heel veel omheen: bijvoorbeeld de achterwacht-controle, brieven naar de huisarts. We hebben meters brown paper volgeschreven. Ik vond het fijn om hier aan mee te werken, ook al kost het tijd. Ik ben benieuwd wat eruit komt.”

Van warrigheid naar duidelijkheid

Vooruitlopend op de derde sessie hebben alle deelnemers huiswerk gekregen. Via de zogenaamde ‘fishbone’-methodiek pellen we zo het probleem verder af tot de kern. Nuran: “Ieder van ons ontleedt een of meerdere processen, bijvoorbeeld: ik moet in meerdere systemen om informatie te verzamelen, of de planning van patiënten die op een beoordeling wachten.” Volgens de design thinking-methode gebruiken we al die input om met elkaar zoveel mogelijk oplossingen te bedenken. Paul: “Dan gaan we denk ik van warrigheid naar duidelijkheid. Ik ben ook benieuwd waar we uit gaan komen. Welke oplossingen zijn er? Wat pakken jullie bij Pink als eerste op?”.

Met elkaar de kaders maken

“Het bruist al van de ideeën”, concludeert Maarten. “Maar we hebben op voorhand nog geen standpunt. De oplossingen komen in de volgende sessies. Softwarebedrijf Topicus, sterk vertegenwoordigd bij huisartsen en meldkamers, doet ook mee. Na de volgende sessies gaan we ook prototypes testen bij gebruikers.” Best spannend dus, want het is voor ons allemaal de eerste keer dat we het proces zo aanpakken. Paul vat het goed samen: “We doen wel vaker mee als koploper. Meestal is er dan al veel voorgekauwd, bijvoorbeeld door nieuwe wet- en regelgeving. Nu maken we de kaders echt met elkaar. Mooie methode hoor. Ik zou het toejuichen als het altijd zo zou gaan.”

Wil je het proces volgen? Volg PinkRoccade GGZ op LinkedIn voor de updates. Wil je meer weten over dit onderwerp, of sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Maak contact met Maarten Muileman.