Arkin stapt over naar mQ – Behandelaar
“Je kunt niet genoeg aandacht besteden aan adoptie”
Arkin stapt over naar mQ – Behandelaar. “De switch naar een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD) is altijd een grote stap, eindgebruikers vertrouwen er namelijk dagelijks op”, zegt Martijn Brandsma, projectleider, teamleider en IT-adviseur bij Arkin. Samen met onze projectleider Harmien Dam en Lead Consultant Stefan de Groot is Martijn (op het moment van schrijven) druk bezig met de implementatie van mQ – Behandelaar. Dat verloopt voorspoedig maar het is ook een intensief verandertraject waarin adoptie net zo belangrijk is als techniek. Stefan: “We weten hoe we dit moeten aanvliegen maar we leren iedere keer ook weer iets bij. Adoptie is nu eenmaal een vak apart en je kunt er niet genoeg aandacht aan besteden.”
Arkin is een mooie, maar ook complexe organisatie met een dozijn specialismen. “Binnen ieder specialisme hebben gebruikers nét weer andere eisen en wensen,” vertelt Martijn. Om iedereen een zachte landing te bieden bij de overstap kozen we daarom voor een dakpansgewijze uitrol met een overstaphulp als belangrijke troef. Harmien: “Gebruikers konden een periode lang wisselen tussen het nieuwe ECD mQ – Behandelaar (onderdeel van mQ Suite) en de voorloper mijnQuarant. In ruil daarvoor vroegen we om actieve feedback, zodat we gericht konden verbeteren.”
Hoe krijg je mensen in beweging?
“Het begint allemaal met goed inzicht,” vertelt Martijn. “Waar liggen de behoeften en welke weerstanden spelen er? Om ze mee te krijgen in de verandering is het belangrijk dat ze begrijpen waarom het nieuwe ECD nodig is: hoe gaan we vooruit en wat betekent dit voor onze cliënten? Daarom hebben we vol ingezet op ondersteuning bij de overstap om die zo soepel mogelijk te maken. Met FAQ’s, e-learning, support op locatie van PinkRoccade GGZ en ons eigen IT-team en duidelijke communicatie via de lijn hebben we iedereen intensief begeleid. Tot mijn verrassing was er minder weerstand dan verwacht. De meeste vragen gingen over hoe en wanneer de overstap zou plaatsvinden. Dat laat wel zien dat onze aanpak aansloeg.”
Balanceren tussen kwaliteit en snelheid
”Overstappen naar mQ-Behandelaar is een grote verandering en biedt gelukkig veel voordelen, tegelijkertijd is mQ-Behandelaar nog in ontwikkeling’’ zegt Martijn. “Het bestuur zit er bovenop en de deadline staat maar onderweg loop je tegen dingen aan die anders lopen dan gepland of er komen nieuwe wensen bij. Dan lopen de implementatie en doorontwikkeling door elkaar dat is een hele uitdaging en moet je keuzes maken.”
Hoe houd je kwaliteit en snelheid in balans? “Samen met Harmien heb ik een triageproces opgezet: wat is echt essentieel en wat kan later? Die knelpunten legden we voor aan een brede groep gebruikers en als dat nodig was besloot de stuurgroep of we door gingen of wachtten. Voor goede besluitvorming is het essentieel dat je de governance zuiver houdt.”
Op de werkvloer aanwezig
Martijn houdt van openheid: “We zijn de discussie nooit uit de weg gegaan en het mag ook best eens knetteren. Wat de projectgroep belangrijk vindt is nu eenmaal niet altijd wat de gebruikers willen maar het gat moet zo klein mogelijk zijn.” De rol van Stefan als inhoudelijk consultant bleek van grote waarde: “Hij was heel veel op de werkvloer en hoorde direct waar mensen tegenaan liepen. Dat nam hij mee naar het ontwikkelteam en heeft ons enorm geholpen.” Zo heeft Stefan het ook ervaren: “Door te luisteren naar gebruikers hebben we gaandeweg heel veel punten opgelost. Andersom werkte het ook heel goed, want door steeds aanwezig te zijn kon ik gebruikers laten zien en uitleggen wat we allemaal al bereikt hadden.”
Op veel punten vooruit
Arkin gaat met mQ – Behandelaar op veel punten vooruit. Martijn: “Een van de grootste winstpunten is de koppeling tussen de agenda in het ECD en Outlook. Behandelaren hoeven hun afspraken niet langer in twee systemen te beheren en dat is echt een verbetering in het dagelijks werk. Zo zijn er nog meer gebruikersvriendelijke nieuwigheden, zoals de toevoeging van een Teams-link aan een afspraak met een cliënt. Maar 100% klaar ben je nooit. Op onze wensenlijst staat bijvoorbeeld nog de koppeling met het kamer-reserveringssysteem van Arkin (GoBright) maar de realiteit van een grote verandering als deze is dat je altijd wel ergens prioriteiten moet stellen. De kunst is om dat samen te doen.”
Lessons learned
Wat zou Martijn collega’s aanraden die ook aan zo’n project gaan beginnen? “Start op tijd. Haal de wensen en eisen vroeg op, betrek de eindgebruikers bij het ontwerp en laat mensen echt even werken met een proefversie voordat je definitieve keuzes maakt. Ook de inzet van een consultant op de werkvloer helpt enorm. Je hoort wat er speelt en kunt sneller bijsturen. Daarop vullen Harmien en Stefan aan: “En misschien wel het belangrijkste: doe het samen. Bij zo’n intensief project hoort ruimte voor verbinding. We zijn met het hele team van PinkRoccade GGZ en Arkin ook een avond uit eten geweest. Dat lijkt klein, maar het doet echt iets met de samenwerking.”
Samenvattend
Samen met Martijn nemen we een paar dingen mee van dit traject. Allereerst: neem ruim de tijd voor een goede voorbereiding. Betrek een brede groep gebruikers hierbij en doe pilots, luister naar wat zij ervan vinden. Als de uitvraag scherp is voorkom je dat ontwikkeling en adoptie door elkaar gaan lopen.
Zorg dat de governance helder is, zodat je tijdig kunt escaleren en spanningen niet verplaatsen naar de werkvloer.
Zorg tenslotte voor zichtbaarheid op de werkvloer en stem verwachtingen en tempo continu met elkaar af. Wat in dit traject enorm heeft geholpen, was het gedeelde vertrouwen dat iedereen bijdraagt vanuit zijn of haar expertise, het lef om elkaar aan te spreken en verwachtingen expliciet te maken.
Martijn vat het zo samen: “Het verschil zit niet in systemen alleen maar in hoe je ermee werkt en hoe je met elkaar werkt aan verandering. Dat begint op de werkvloer. Als je samen optrekt, kun je echt iets moois neerzetten.”
Benieuwd hoe jouw organisatie digitale adoptie kan versterken? Het team van PinkRoccade GGZ denkt graag met je mee. Laat je gegevens hier achter en we nemen snel contact met je op!
